Sokszor érzem úgy, hogy egy szoftver minden apró részletét ismerem, ennek ellenére csak akkor kezdem el összefüggésében látni az egyes funkciókat, ha az elejétől a végéig átnézek minden részletet. 3 típusú felhasználóhoz szeretnék szólni.

  • Kezdő, aki minden információnak örül.
  • Haladó, aki ismeri az Office-t, de szívesen olvas róla, hiszen mások gondolatai mindig üzemanyagként robbantják be a kreativitásunkat.
  • Profi, mert a végén van komment mező és örömmel veszek minden kiegészítést a cikkhez. 🙂

Minden jegyzeted a felhőben.

Induljunk messziről

DOS, Windows 3.1, 95, 98, 2000, NT, XP, 7, 8, 8.1, 10. Ez a Windows evolúcióm. Ugyanezt Office-ra már sokkal nehezebben tudnám összeszedni, talán a 98 volt az első amire konkrétan emlékszem. Mi a helyzet Office-on belül is a OneNote-al? Az életemben viszonylag későn jelent meg, előtte jegyzeteltem mindenhova. (De tényleg, a felsorolásban még használt zsepi, wc papír (ebből nem a használt, jájksz), szalvéta és minden amire fog a toll szerepel.) Ezeket aztán jól elhagytam, nem volt kategorizálható stb. Több digitális jegyzetelési  megoldálst is próbáltam, de egyik sem hozott átütő sikert. Ez mellé jött még, hogy Windows mellett használok OS X-et, (régebben még Ubuntu Linux-ot is) de egy időben a gyakori telefon csere is gondot okozott, iOS-ről Androidra és vissza, néha vegyítve egy kevés Windows Phone-al.

A lenti sorokban egy pontról pontra áttekintőt szeretnék adni a OneNote desktop verziójáról, hogy ezzel megalapozzam a talajt az egy-egy részletre, feladatra kiterjedő cikkeknek, amik már a mindennapjaid szervezését és produktivitásodat is növelhetik.

Melegítsünk be

Nézzük meg milyen felületeken használhatod a MS OneNote-ot:

Nem kell mondanom milyen fontos, hogy ennyi platformon elérjük. Előfordulhat, hogy másik céges telefont kapunk, vagy a munkahelyünk dönt úgy, hogy másik operációs rendszerben kezdhetünk holnaptól dolgozni.

Nem szeretnék több app-ot, vagy jegyzetelési megoldást versenyeztetni, tömve van jó lehetőségekkel a net, csak győzz mindent kipróbálni. Nem vagyok MS rajongó, de az évek során a produktivitást támogató szoftvereik (és persze hardvereik > Surface Book) rengeteget fejlődtek és részben visszacsábítottak a bennük rejlő varázslatokkal, azzal, hogy gyorsabban több munkát tudok elvégezni ugyanannyi ráfordított idővel. Mindig mindent optimalizálunk, hát tegyük ezt az időnk beosztásával is, nap, mint nap növeljük a hatékonyságunkat, hogy mindenre jusson időnk.

Office, de melyik

Pontosítom, hogy én mit használok. Egy Microsoft Lumia 950-es mobilnak hála 1 évig díjmentesen használhatom az Office 365-öt, a pontos csomagot itt nézheted meg. Plusz pont  a Microsoft-nak, hogy a telefon mellé ezt még ajándékba adták, akinek van kedve kipróbálhatja, aztán ha megkedveli, akkor akár előfizethet 1 év múlva az O365-re.

A Lumia 950 mellé 1 évig ingyenes Office 365 előfizetés járt.

A Lumia 950 mellé 1 évig ingyenes Office 365 előfizetés járt.

A legnagyobb problémám ezzel a csomaggal, hogy csak 1 számítógépre tehetjük fel, így választani kell a céges és otthoni gép között (ez legyen életem problémája). Kárpótol a termetes 1 TB tárterület, amit szintén magunkénak tudhatunk a csomag mellé.

Még gyorsan a használt eszközökről pár szót. A legtöbbet 3 dolgon használom.

  • Céges hibrid táblagép érintő cerkával.
  • iPhone 6S, bazi drága árcédulával.
  • iPad Pro, aminek az árát inkább hagyjuk. (Kenyér, víz, iPad Pro…)

A hosszúra nyúlt bemelegítés után vágjunk is bele. A OneNote alkalmas a céges projektek, meeting jegyzetek, feladatok interaktív tárolására. Megspékelhetjük videóval, képpel, rajzzal, beillesztett dokumentummal, excel file-al. A meeting jegyzetbe kerülhet akár folyamat ábra, vagy megörvendeztethetjük tárgyaló partnerünket egy kis karikatúrával, amit a megbeszélés során készítettünk.

OneNote kívülről befelé haladva.

Lehet több jegyzetfüzetünk, jegyzetfüzeten belül több szakaszunk és azon belül több oldalunk. Nekem ez eleinte nagyon nem állt össze, de most már rákaptam erre az elrendezési megoldásra.

Notes, section, page.

OneNote Jegyzetfüzet, Szakasz, Lap.

Ezt aztán ízlés szerint használhatjuk, létrehozhatunk külön céges jegyzetfüzetet és privátot. A cégesből lehet akár negyedévenként 1. A jegyzetfüzeten belül lehet külön megbeszélés szakasz, 1-1 projektnek, vagy divíziónak lehet saját szakasza, azon belül saját lapot hozhatunk létre részfeladatoknak. Ez tényleg csak rajtunk múlik, hogy milyen logika mentén építjük fel a jegyzeteinket.

Balról jobbra

Nézzük át milyen lehetőségekkel találkozhatunk a OneNote 2016-os változatában. A menü soron balról jobbra haladva először a Fájlra kattintunk.

OneNote Fájl menüpont részletek

A Fájl alatt sok meglepetés nem jön velünk szembe. Megnézhetjük a jelenlegi jegyzetfüzeteinket, szinkronizálhatunk, újat hozhatunk létre, nyomtathatunk, PDF fájlt exportálhatunk, elküldhetjük jegyzeteinket, ellenőrizhetjük a fiókunk adatait és beállításait.

Az exportálás és a küldés funkciókat érdemes kiemelni. Célszerű lehet például a megbeszélés jegyzeteinket ilyen formán a résztvevőknek továbbítani, ezzel is tisztázva a megbeszélteket, feladatokat.

A Kezdőlap fül már izgalmasabb a menü soron. A megszokott Office eszközökön felül érdemes külön foglalkozni még a címkékkel.

Microsoft OneNote 2016 kezdőlap

A címkék segítségével rendkívül részletesen kategorizálhatjuk a tartalmat, így az olvasó, vagy egy későbbi visszaolvasás során saját magunk is egyből átláthatjuk régebbi jegyzeteinket.

Microsoft OneNote 2016 desktop Címkék

Ha szépen felcímkéztünk mindent, akkor könnyen és gyorsan kereshetünk jegyzetünkben.

Microsoft OneNote 2016 PC desktop Tags

Minél több Címkével dolgozunk, annál átláthatóbb és vizuálisan is könnyen értelmezhető jegyzetet kapunk.

Még mindig a kezdőlapon maradva, érdemes megemlíteni az „Outlook-feladatok” címkét. Ha egy feladatot ezzel jelölünk, akkor az Outlook feladat listánkban is megjelenik, így garantáltan nem feledkezünk meg róla.

Microsoft OneNote 2016 PC desktop Outlook feladatok

Eleinte kínszenvedés, de ha rákapunk az ízére, akkor nagyon szépen lehet dolgozni a címkékkel. Hamar meglátjuk milyen jól használható a “Címkék összesítése” is.

A jegyzetekben gyorsabban megtaláljuk a címkézett elemeket.

A jegyzetekben gyorsabban megtaláljuk a címkézett elemeket.

Még ezen a fülön van lehetőségünk egyből e-mail-ben továbbítani a jegyzetünket, vagy bármelyik meetinghez is hozzáadhatjuk, ha ezt az elején elfelejtettük volna.

Beszúrás

Microsoft OneNote 2016 online videó beszúrása

Nézzük meg közelebbről, hogy mit találunk ezen a fülön. Itt is kihagyom a megszokott, vagy egyértelmű elemeket. A „Térköz beszúrása” jól jöhet, ha túlzsúfoltunk egy jegyzetet és szeretnék átláthatóbbá tenni. Miután az ikonra kattintottunk, egyszerűen csak válasszuk ki, hogy függőlegesen szeretnénk plusz térközt, vagy vízszintesen és a bal oldali egér gomb lenyomása után húzzuk a megfelelő irányba a megjelenő vonalat és máris felszabadítottunk helyet két tartalmunk között.

A „Fájlnyomat” nem csak beszúr egy Office fájlt, hogy kattintás után elérjük, hanem egyből betölti a tartalmát is. Hozzáadhatunk meglévő Excel fájlt, vagy újat, hogy utána Note-ban szerkesszük majd.

Hozzáadhatunk képet, online képet (A Bing megkönnyíti a dolgunkat, könnyedén beszúrhatunk tartalomhoz illő képet.), képernyő képet (itt segítség, hogy egyből feldátumozza képet a Note, így ha egy weboldalt mentünk, akkor később is azonnal látjuk, hogy mikori a mentés.). Beilleszthetünk online videót is, itt a cikk írásának pillanatában még a Facebook videók nem szerepeltek a támogatottak listáján, de pl. egy YouTube, Vimeo, Vine, Dailymotion gond nélkül beilleszthető.

A hangfelvétel és videókép rögzítés hasznos lehet, bár nem értem, hogy miért pont a mobil appokból hiányzik ez a lehetőség. Még egy hibrid géppel sem fogok nekiállni videózni, a hangfelvétel még inkább hasznos lehet, bár én képernyő videó rögzítésnek jobban örülnék.

Dátum és idő bélyegző mellett, szintén még a „Beszúrás” fülön maradva, választhatunk lapsablonok közül is, mint például: iskolai, üzlet vagy mintás sablon.

Microsoft OneNote 2016 Beszúrás

Rajz

A rajz sem egy meglepetés bomba, de az érintőkijelzős géppel rendelkezők szeretni fogják. Nincs túl bonyolítva, egyszerűen és gyorsan használható. Szabadkézi rajzok mellett dolgozhatunk alakzatokkal, grafikonokkal is. Pikk-pakk kiválaszthatjuk a megfelelő színt és vonalvastagságot. Az egyik legfontosabb elem lenne az „Átalakítás”. Ennek a segítségével lehet kézírást szöveggé alakítaní, vagy matematikai jeleket kicsalni a kezünk munkájából. Azért csak lenne ez az egyik legfontosabb eleme ennek a fülnek, mert sajnos a magyar abc betűivel meggyűlik a baja. Az angol nyelvű jegyzeteimet egész szépen lefordította, de sajnos a magyarral sok gond volt.

Nagyon szeretem, hogy a megkérdőjelezhető rajz tehetségemet könnyen javíthatom a „Convert to shapes” lehetőséget, ami automatikusan négyzetté, téglalappá, körré tudja alakítani a szabadkézzel rajzolt furcsaságaimat.

Előzmények

Microsoft OneNote 2016 Előzmények

Itt sem találjuk meg a Szent Grált, de azért hasznos lehet pár mondatban ezt is átfutni. Megosztott jegyzetek esetén különösen jól jön, ha látjuk, hogy mit olvastunk már el és mi az újdonság. Megtekinthetjük a legutóbbi változásokat, kereshetünk szerzőre, vagy akár el is rejthetjük azokat. A lapverziók is sok bosszúságtól kímélhetnek meg minket, ha véletlen mi, vagy egy másik szerző rossz tartalmakat töröl ki, vagy éppen módosít. 1-2 gombnyomással megtalálhatjuk a régebbi mentések között a számunkra megfelelőt és máris lehetőségünk van visszaállítani a jegyzetet egy régebbi állapotába. Ha nem érezzük szükségét ennek a lehetőségnek, akkor ki is kapcsolhatjuk. A következő lehetőség a „Véleményezés” lenne, ettől most eltekintek, feleslegesen ne kopjon a billentyűzetem, pontosan ugyanolyan, mint bárhol máshol az Office-ban.

Nézet

Microsoft OneNote 2016 Nézet

Nézetek közül 3-at választhatunk. Normál, teljes képernyő vagy akár rögzíthetjük jegyzeteinket az asztalra is. Alapvetően a normál nézetet ajánlom, amikor szükségünk van a jegyzeteinkre, akkor kattintunk a tálcán elhelyezett jegyzetfüzetünkre, ha végeztünk, akkor pedig lekicsinyítjük. A teljes képernyőt akkor javaslom, ha hosszabb ideig dolgozunk egy jegyzeten, vagy például folyamatábrát készítünk. Az asztalra rögzítés hasznos, ha több dokumentumot jegyzetelünk ki. Ezek persze csak tippek, biztos mindenki megtalálja, hogy melyik nézet mikor a legszimpatikusabb neki.

Az oldalbeállítások alatt meghatározhatjuk a lapszínt, vonalas, négyzetes hátteret használhatunk, a feleslegessé vált lapcímet akár elrejthetjük, vagy meghatározhatjuk a papírméretet. Lapszínnek választhatunk valamilyen számunkra kellemeset, vagy minden jegyzetfüzetünket külön színekkel is használhatjuk, ezzel is segítve a gyors megkülönböztetést. A vonalaknak is két irányát látom. Az egyik az ízlés, a másik a funkcionalitás. Ha rajzolunk, ábrákkal dolgozunk, akkor mindenképpen érdemes bekapcsolni ezt a funkciót és akár munkánk végeztével kikapcsolhatjuk és folytathatjuk a normál munkamenetet. Az „Új ablak” funkció megduplázza a meglévő ablakunkat és segítségével egyszerre dolgozhatunk egy jegyzet több részén, görgetés nélkül. Ha nagyfelületű jegyzeteket készítesz, akkor könnyen hasznos lehet számodra ez az opció. Még a gyorsjegyzet lehetőségét szeretném tárgyalni. Ez az elem az, amikor jegyzetelsz a szép tiszta füzetedbe, de támad egy jó ötleted, letépsz egy darab zsepit és bőszen jegyzetelni kezdesz. Használd ezt, ha nehéznek találod a zsepi jegyzetek írását, olvasását. Kattintás után új ablakban kapsz lehetőséget gyors jegyzetek létrehozására.

Folytatjuk

Ez még csak a kezdet volt. Most, hogy körbe kattintottuk a OneNote-ot, érdemes elmélyedni a részletekben. A következő cikkben részletesen lesz szó a meeting minutes-ről, azaz „Értekezleti feljegyzésekről”. Tarts velem akkor is, de addig is kommentben tudsz kérdezni, vagy éppen kiegészíteni. Ha tetszett a cikk, kérlek oszd meg. Köszönöm.

 

Érdekel minden ami digitális és előre visz minket. Közösségi médiával (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, G+, Viber, Messenger), tartalom gyártással (https://www.telenor.hu/hipernet-guru/blog), online vélemény figyeléssel (neticle.hu), chat bot építéssel (fb.com/msg/TelenorHungary) és online PR-al foglalkozok a legszívesebben. A munkám nagyrészt a hobbim is, a szabadidőmben is sokat olvasok a felsorolt témákról. A család mellett a sport még kulcsfontosságú az életemben és a 2016-os évben kezdtem el a produktivitásom is magasabb szintre emelni, David Allen GTD metodológiájával.