Gondolatok egy GTD tréning margójára
Változó, hogy ki hogyan áll hozzá a különböző tréning lehetőségekhez. Van, aki szkeptikus, egyszerűen lehúzásnak tartja az egészet, ha fizetnie kell érte, ha ingyenes, akkor pedig borítékolható, hogy semmit nem fog érni. Van, aki lelkes tréningre járó és vagy hasznos tudásnak tartja a hallottakat, vagy szimplán csak networkingelni jár.
Én valahol a kettő között vagyok, erősen megválogatom, hogy milyen tréningekre megyek (vagy csak tervezek elmenni). Általában a speciálisabb témákat keresem, azokat, amik vagy nagyon haladó szintűek, vagy olyan tudást adnak, amit több helyen is be tudok építeni a munkámba.
Ez utóbbival kapcsolatban kezdtem el több mint egy éve érdeklődni a GTD (Getting Things Done) iránt, mint a munkahelyi túlterheltség kezelésére szolgáló svájci bicska iránt. Az elmúlt egy évben netes és személyes tájékozódásaim után kialakítottam magamnak egy jól működő GTD rendszert, ami bevált és jól működött. Ezek után már nem volt számomra kérdés, hogy egy GTD tréning hasznos lenne, s a tervet tett követte, nem rég eljutottam néhány kollégámmal a Hamar Productivity Consulting GTD Alapok tréningjére. Röviden: megérte.
De mi az a GTD?
Erről igen hosszasan lehetne írni, de mivel ezt korábban már megtettem itt, így most legyen írva annyi, hogy a GTD egy átfogó időmenedzsment módszertanként határozható meg, persze ennél jóval több. Ha valaki elmélyed a Getting Things Done-ban, akkor azt a teljes életére fogja alkalmazni, nem csak a munkahelyén. Feladatok mindenhol vannak, otthon is, útközben is. A GTD pedig az a feladat és időmenedzsment rendszer, ami azt adja meg neked, amire szükséged van: minden feladatodat rendszerbe foglalja, nem kell fejben tartanod őket és mindig csak azokat a feladatokat mutatja neked, amikkel az adott pillanatban éppen foglalkozhatnál.
Tudom, ez már túl jól hangzik és normál esetben egy horkantással túl is lendüljek rajta, mert tuti kamu. Azonban az elmúlt egy évnyi GTD után tényként tudom állítani: működik. No de térjünk most vissza a tréninghez…
Tökéletes eszközt keresel GTD-hez?
Regisztrálj most!
Mi is történt?
A Hamar Productivity Consulting szervezésében tartott Hamar Domonkos – ceo és GTD tréner – egy 2 napos képzést a Kinarps House-ban.
A 2 napos tréning keretében átvettük az elméleti “alapokat”, ami már önmagában egy tömény és nagyon inspiráló anyag volt. Ezt követően a tréning másnapján már úgy állt fel a csapat, hogy egy működő GTD rendszer kezdemény volt a zsebében, mobilján, laptopján. Nem egy kész rendszer, hanem egy működő alap, amire mindenki fel tudja építeni a saját, személyre szabott rendszerét.
Az elmélet
Ez leginkább egy egész napos interaktív beszélgetés volt. Legalábbis ez volt a benyomásunk, mert távolról sem emlékeztetett a régi típusú én beszélek, te hallgatsz és tanulsz tréningekre. Mégis, a nap végén otthon, “véletlenül” fent maradtam hajnali kettőig, mert zsongott a fejem a sok új dologtól, terveztem, jegyzeteltem. Itt újra megemlítem, hogy már 1 éve GTD-vel menedzselem a napjaimat, mégis rendkívüli volt az átadott anyag (mennyiségre és minőségre is).
Az elméleti tréning számomra két részből állt. Egyrészt egy átfogó oktatás magáról a metodológiáról. Miről szól, hogy működik, miért jó. Ez fontos volt, mert a csoport nagy részének a GTD maga ismeretlen terület volt, így fontos volt ezt átadni. Az anyag nagyon jól volt felépítve és átfogó volt. Mérhetetlen mennyiségű információ cserélt gazdát, mégis azt éreztem, hogy helyükre is kerültek egyből. Az elmélet másik része, ami szerintem a fontosabb fele volt: a szemléletmód váltásra motiválás. A sok elmélet mellett mindig elhangzott, hogy az éppen hogyan támogatja a GTD metodológiát, illetve a GTD-hez szükséges “unortodox” hozzáállást a feladatokhoz.
Mire is gondolok?
Normális esetben, ha összeírod a feladataidat, akkor kapsz egy feladat listát, amit alapvetően két szempont határoz meg: határidő és prioritás.
A GTD alapja ezzel szemben az egyes feladatok kontextus szerinti kezelése. Például hiába van egy szuper fontos, rövid határidős feladatod, amihez el kell készítened egy prezentációt, ha épp úton vagy valahová, vagy csak egyszerűen nincs nálad a laptopod.
A feladatokat kontextus szerint kezelve fogod látni minden helyzetben, úgy, hogy az adott szituációhoz leginkább megfelelő feladataidat lásd. Az előző példánál maradva, ha épp úton vagy, akkor is el tudsz intézni fontos dolgokat. Például ha fel kell hívnod valakit, akkor ez a “holtidő” tökéletes alkalom, úgyhogy megnézed a “Felhívni”, vagy “Telefon” listádon szereplőket.
Ha vannak olyan feladataid, amiket csak a munkahelyeden tudsz elvégezni, ilyen lehet a fent említett prezentáció is, akkor a munkahelyedre érve az “Irodában” listát fogod megnézni.
Miért fontos a kontextus alapú feladat management?
Ha jól használod a feladatkezelő rendszeredet, akkor ott folyamatosan lesz 100-300 feladatod. (Hidd el, van annyi, maximum még nem írtad egyszer sem össze.) Ezeket, ha ömlesztve nézed és csak idő és prioritás szerint vannak listázva, akkor hamar átláthatatlan lesz az egész. Ha adott pillanatban csak azok vannak előtted, amiket ott és akkor el is tudsz intézni, akkor már sokkal átláthatóbb az egész és csak a feladatokra kell fókuszálnod. Próbáld ki!
Nekem ez volt a tréningen a kedvenc részem, itt jött egy hatalmas felismerés, pedig alapvetően igyekeztem már előtte is így dolgozni, lévén a GTD könyvet már korábban is olvastam és a neten is elég sokat olvasok a témában, hogy fejlesszem magam. Mégis egy teljesen új perspektívát adott. Tök jó volt!
A csomag
Ahhoz, hogy az elméleti részt kellő mélységben magunkévá tudjuk tenni, várt minket egy-egy csomag is az asztalunkon. Ebben benne volt a GTD könyv, ami értelem szerűen az utólagos fejlődést hivatott segíteni, de volt mellette még pár dolog, amiből most 3-at emelnék ki (a többi legyen meglepetés, mikor te is elmész a tréningre).
- Utazó bejövőirat tartó
- GTD alapok tankönyv
- GTD módszertani útmutató későbbre
Ez az a három, amit azóta is napi szinten forgatok, ha tudok.
Bejövőirat tartó
Mikor ezt először megláttam, kicsit furcsán néztem rá. Egy sima műanyag irattartó, A5 méret. Semmi extra. Nap végére viszont értelmet nyert a dolog, főleg, mikor Domonkos arra kért mindenkit, hogy a táskájából vegyen ki mindent, ami a tartóba való és tegye bele. Félelmetes mennyiségű dolog került elő a táskákból, s kerültek a 6 zsebből 1 közös tárolóba, későbbi tisztázás/rendszerezés céljára.
Amennyire nem volt megnyerő ez a kis tok az elején, annyira épült be a mindennapokba, mert tényleg működik.
GTD alapok tankönyv
Nem egyenlő a HVG kiadásában megjelent GTD könyvvel! Ez egy A4 formátumú könyvecske, amiben sok hasznos támpont van a GTD-hez. Ezek jó részét otthon tudtam csak rendesen átnézni, pl a közel 40 oldalas GTD rendszer “installálásáról” szóló fejezetet, ami elég nagy kincs lett számomra.
GTD módszertani útmutató
Ez is egy remek megoldás, viszonylag kompakt méretben ott van nálam mindig ez a kártya gyűjtemény, amire elég csak néha rápillantani és már meg is van a következő lépés a hatékony időmenedzsment útján. Komolyra fordítva, ez egy tényleg nagyon tömör és lényegre törő füzér a GTD alapelveiről, hogy emlékeztessen mindig az aktuális lépésre, szoktasson a megfelelő gondolkodás módra. Nagyon hasznos tud lenni egy “heti áttekintés” alkalmával is!
Lényegében a kapott anyagok egészen jól lettek összeválogatva, kiválóan lehet őket a tréning után is használni!
A Gyakorlat
A tréning második napján jött a legizgalmasabb rész: gyakorlatba helyeztük át a tanultakat.
Néhány bevezető tanács és alapelv ismertetése után már nem lehetett megállítani a kérdés cunamit, így inkább belevágtunk a saját GTD rendszerünk felügyelt felépítésébe.
A tréning alatt a rendszer az Asana volt, mint központi feladatkezelő rendszer.
Nem azt mondom, hogy nem tartom magam “productivity hacker”-nek, aki GTD-s szóhasználattal élve szinte függője a “productivity porn”-nak, mert ezt tudom magamról, de elismeréssel adóztam az Asanaban bemutatott GTD rendszer előtt, mert tényleg maximálisan kiszolgálja a tanultakat, a kontextus alapú feladat kezelést.
A második nap egyszerűen szuper volt, s mivel a teljes csapat szerintem így érezte, hamar interaktív beszélgetés formát öltött a tréning, és közben egyre jobban összerakott rendszerek épültek fel.
Nem volt kérdés, hogy a három kollégámmal, akik ott voltak velem, azonnal elkezdjük használni a rendszert a mindennapi munkára (és az otthoni teendők vezetésére).
Szerettem volna rámutatni pár komolyabb hiányosságra, hogy hihetőbb legyen a fenti sztori, de nem tudok, mert összességében ez a másfél nap rendkívül sokat adott hozzá az életemhez. Már az első hét után érezhető változást tapasztaltam, egyelőre a megoldott feladatok mennyiségét nézve. A stressz szint már kevésbé mérhető, és most talán még kicsit elfogult is vagyok, így erről majd egy későbbi cikkben visszatérek.
Ha érdekel, akkor ajánlom a tréninget, de ha nem tudsz elmenni, a könyv is kiváló lesz kezdésnek!
Ha a GTD-vel még csak most ismerkedsz, akkor alább néhány link az elinduláshoz, de kérdezz bátran, igyekszem segíteni.
- Mi is a GTD? Általános bemutató a rendszerről.
- Ha belevágnál, akkor itt eléred a részletes ToDoist leírásomat. (Az Asana cikk jelen pillanatban még íródik)
Produktív napot!
(A képek nagy részéért köszönet a Hamar Productivity Consultingnak)